Fasilitas Check Spelling and Grammar pada Micorosoft Office Word adalah adalah fitur yang sangat ampuh untuk keperluan membetulkan salah ketik di Micosoft Office Word. Terlebih apabila kita harus menyelesaikan naskah tulisan yang terbilang penting semisal skripsi, tesis, disertasi, laporan keuangan dan sebagainya.
Tetapi sebagian kita mungkin kurang familiar karena belum terbiasa menggunakannya. Untuk itulah saya tuliskan beberapa panduan (lebih tepatnya mungkin adalah tips) cara menggunakan fitur Check Spelling and Grammar untuk naskah tulisan bahasa Indonesia.
Sebelum itu, pastikan dulu Microsoft Office Word Anda telah terinstall kamus bahasa Indonesia untuk Microsoft Office Word. Penjelasannya cara menginstall kamus itu bisa ditemukan di halaman ini.
Setelah selesai melakukan pengetikan naskah dokumen, tekan F7 untuk mengaktifkan jendela Spelling and Grammar. Jendela itu bisa juga dimunculkan melalui menu Review lalu pilih gambar ABC dengan tulisan Spelling & Grammar. Kata yang salah ketik (salah ejaan) akan berwarna merah, setelah dibetulkan kata yang sama tidak akan dianggap salah lagi atau tidak akan berwarna merah lagi. Berikut tips atau cara menggunakan Spelling and Grammar itu:
1. Kata yang diawali huruf besar, walaupun sudah sesuai kaidah Ejaan Yang Disempurnakan (EYD), sebaiknya klik Ignore Once (abaikan satu kali saja). Bisa juga dengan memencet tombol keyboard ALT + i.
2. Kata yang tidak ada di kamus (Not in Dictionary), klik Add to Dictionary (tambahkan ke kamus). Bisa juga dengan shortcut ALT + a.
3. Kata berulang yang dianggap salah, tetapi sudah sesuai EYD, sebaiknya klik Ignore All (abaikan semuanya). atau dengan shorcut ALT + g
baru ketika ada kata yang sama tetapi hanya satu kata, pilik klik Add to Dictionary. Dengan begini, kata itu jika berulang pun akan tetap dianggap benar.
4. Kata yang salah penulisan seperti di bawah, mengatasinya dengan klik di tempat yang salah itu lalu edit langsung di situ. Setelah selesai, klik tombol Change. atau Shorcut ALT + c.
5. Kata yang salah seperti di bawah, terpisah bagiannya, edit langsung dan klik Change seperi poin 4. Walaupun ada saran (Suggestion), sebab bagiannya terpisah.
6. Kata yang salah dan ada Suggestions, pilih Change.
7. Kata yang salah dan terdapat lebih dari satu Suggestions, pilih lah Suggestion yang paling tepat lalu klik Change. Seperti contoh di bawah, ada pilihan manajemen, management dan managements.
8. Kata yang menyatakan nama tempat (biasanya dimulai huruf besar) sebaiknya pilih Ignore All. Jangan pilik Add to Dictionary.
9. Kata seperti Kabupaten, Propinsi, dan yang dimulai dengan huruf besar (seperti contoh di bawah) sebaiknya klik Ignore Once. Sebab siapa tahu pada kalimat lain, kata itu mempunyai fungsi lain.
10. Kata singkatan sebaiknya klik Ignore Once
11. Kata yang meragukan sebaiknya di Ignore Once, kecuali itu adalah naskah milik sendiri (resiko tanggung sendiri hehe)
12. Selain tanda salah berwarna merah (salah ejaan), terdapat juga kesalahan berwarna hijau, ini artinya salah tata bahasa (grammar). Seperti contoh di bawah, spasi ganda, klik Change.
13. Terdapat juga kesalahan seperti di bawah, Fragment (consider revising), klik Ignore Rule.
Itulah di antara kesalahan eja dan tata bahasa sebagai tips atau cara menggunakan fitur Spelling and Grammar di Microsoft Office. Saya menggunakan Office 2007, untuk Office 2010 dan 2013, caranya kurang lebih sama.
Tombol lain, adalah Change All dipakai apabila kata yang salah eja tersebut akan diganti dengan kata yang betul-betul Anda yakini kebenarannnya. Semua kata salah eja yang terdapat dalam isi dokumen seluruhnya akan diganti dengan kata yang Anda pilih pada kolom Suggerstions.
Sedangkan AutoCorrect, apabila nanti melakukan pengetikan dengan kesalahan yang sama, akan diganti otomatis dengan kata yang Anda pilih pada kolom Suggerstions.
Untuk membatalkan perintah Change, dll itu, cukup klik Undo.
Semoga tips ini bermanfaat.
0 comments:
Post a Comment