Mail Merge di LibreOffice Writer dan Calc

 Bisa. Cara yang paling mudah adalah menggunakan Mail Merge (Surat Massal) di LibreOffice. File ODT menjadi template formulir, sedangkan file ODS menjadi sumber data nama murid.

Langkah 1. Siapkan file ODS

Misalnya data_murid.ods seperti ini:

No	Nama	NIS	Kelas
1	Ahmad	12345	X A
2	Budi	12346	X A
3	Citra	12347	X B

Minimal harus ada kolom Nama.

---

Langkah 2. Hubungkan ODS ke Writer

1. Buka formulir di LibreOffice Writer.

2. Pilih Tools → Mail Merge Wizard (atau File → Wizards → Address Data Source pada beberapa versi).

3. Pilih Use the current document.

4. Tambahkan file data_murid.ods sebagai sumber data.

5. Pilih sheet yang berisi daftar murid.

---

Langkah 3. Sisipkan field Nama

Di tempat yang ingin diisi nama murid, pilih:

Insert → Field → More Fields → Database

Pilih:

• Database: file ODS

• Tabel: Sheet1 (atau nama sheet)

• Field: Nama

• Klik Insert

Nanti yang muncul adalah field seperti Nama, bukan nama murid sebenarnya.

Misalnya formulir:

FORMULIR IZIN

Nama : <<Nama>>
NIS  : <<NIS>>
Kelas: <<Kelas>>

---

Langkah 4. Cetak

Pilih File → Print.

LibreOffice akan bertanya:

"This document contains database fields. Do you want to print a form letter?"

Pilih Yes.

Kemudian pilih:

• Semua record

• atau record tertentu

Hasilnya:

• Halaman 1 → Ahmad

• Halaman 2 → Budi

• Halaman 3 → Citra

• dst.

Setiap murid mendapat satu formulir.

---

Alternatif yang lebih saya rekomendasikan

Kalau hanya ingin menghasilkan file PDF atau langsung dicetak, gunakan:

File → Print → Yes (Mail Merge)

atau

File → Save As → PDF setelah proses merge, sehingga menjadi satu PDF berisi semua formulir.

---

Kalau formulirnya hanya berisi Nama (atau Nama, NIS, Kelas), saya bisa membuat contoh template ODT dan menunjukkan langkahnya secara spesifik sesuai versi LibreOffice yang Anda gunakan (misalnya LibreOffice 24.8 di Ubuntu 24.04).

Kekurangan Guru Kelebihan Jam hitung 2026/2027

 Kurang Guru
1 Al Quran = 42 JP 
2 Sejarah = 27 JP 
3 Bahasa Inggris = 19 JP 
4 PJOK = 19 JP 
5 Bahasa Indonesia = 18 JP 
6 KWU = 18 JP 
7 Matematika = 13 JP 
8 Biologi = 10 JP 
9 Ekonomi = 8 JP 
10 Fisika = 7 JP 
11 Sosiologi = 6 JP 
12 Seni = 4 JP 
13 Geografi = 4 JP 
14 PKN = 4 JP 
15 Informatika = 2 JP

bila dipakai untuk wakasek
Seni    6
Matematika    6
Kewirausahaan (KWU)    7
Sosiologi    4
Ekonomi    6

menjadi
1 Al Quran = 42 JP 
2 Sejarah = 27 JP 
3 Bahasa Inggris = 19 JP 
4 PJOK = 19 JP 
5 Bahasa Indonesia = 18 JP 
6 KWU = 18 JP - seni 2 = 16 JP - KWU 7 = 11 JP
7 Matematika = 13 JP - matematika 6 = 7 JP
8 Biologi = 10 JP 
9 Ekonomi = 8 JP - ekonomi 6 = 2 JP
10 Fisika = 7 JP 
11 Sosiologi = 6 JP - sosiologi 4 = 2 JP
12 Seni = 4 JP     - seni 4 = 0
13 Geografi = 4 JP 
14 PKN = 4 JP 
15 Informatika = 2 JP

Kesimpulan
Kelebihan jam
1 Al Quran = 42 JP 
2 Sejarah = 27 JP 
3 Bahasa Inggris = 19 JP 
4 PJOK = 19 JP 
5 Bahasa Indonesia = 18 JP 
6 KWU = 11 JP
7 Matematika = 7 JP
8 Biologi = 10 JP 
9 Ekonomi = 2 JP
10 Fisika = 7 JP 
11 Sosiologi =  2 JP
12 Geografi = 4 JP 
13 PKN = 4 JP 
14 Informatika = 2 JP

Buat file akun guru untuk moodle

 

Baik Guru Duan, kita buat otomatis dari kolom D (nama) menjadi:

• Kolom A → username

• Kolom E → email

Contoh data di D:

Aliaynsah, S.Pd
Budi Santoso, M.Pd

---

🎯 1. Membuat USERNAME (kolom A)

Biasanya username dibuat sederhana, misalnya:

aliaynsah
budisantoso

Gunakan rumus di A2:

=LOWER(SUBSTITUTE(LEFT(D2;FIND(",";D2)-1);" ";""))

👉 Penjelasan:

• Ambil nama sebelum koma

• Hilangkan spasi

• Jadikan huruf kecil

---

📧 2. Membuat EMAIL (kolom E)

Misal format email:

username@gmail.com

atau domain sekolah:

username@sman2.sch.id

Gunakan rumus di E2:

=A2 & "@gmail.com"

atau:

=A2 & "@sman2kandangan.sch.id"

---

🧪 Contoh hasil

D (Nama)	A (Username)	E (Email)
Aliaynsah, S.Pd	aliaynsah	aliaynsah@gmail.com
Budi Santoso, M.Pd	budisantoso	budisantoso@gmail.com

---

⚡ Tips penting

• Drag rumus ke bawah sampai 10 baris

• Pastikan semua nama ada tanda koma ,

• Kalau ada yang tidak pakai koma, nanti error → bisa kita buat versi aman

---

Kalau Guru mau format lain (misalnya aliaynsah.spd atau pakai NIP), bilang saja—saya bantu sesuaikan 👍

 

Siap Guru 👍 kita tinggal tambahkan fungsi pembatas karakter.

🎯 Username maksimal 5 karakter

Rumus di A2:

=LEFT(LOWER(SUBSTITUTE(LEFT(D2;FIND(",";D2)-1);" ";""));5)

---

🔍 Penjelasan singkat

Urutannya:

1. Ambil nama sebelum koma

2. Hapus spasi

3. Ubah ke huruf kecil

4. Ambil 5 karakter pertama

---

🧪 Contoh hasil

D (Nama)	Username (A)
Aliaynsah, S.Pd	aliay
Budi Santoso, M.Pd	budis

---

⚠️ Catatan

• Kalau nama kurang dari 5 huruf → tetap aman (tidak error)

• Kalau ada nama tanpa koma → rumus akan error
  (kalau mau, nanti saya buatkan versi anti error)

---

Kalau Guru mau:

• tambah angka unik (biar tidak bentrok username)

• atau format lain (misal 3 huruf + 2 angka)

tinggal bilang saja 👍